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Auf der Basis einer Analyse der konventionellen Archivierung wird eine Konzeption zur Neuorganisation des Archivwesens ausgearbeitet, die die krankenhaus- spezifischen Besonderheiten der jeweiligen Archivorganisation adäquat berücksichtigt. Die angestrebte Zielvorstellung wird anschließend durch eine Archiv-Reorganisation erreicht, die sowohl die Archiv- verwaltung als auch die mit der Archivierung verbundenen Arbeitsabläufe umfaßt.
Bei der Archiv-Reorganisation erfolgt eine Inventarisierung der konventionellen Archivobjekte mit den relevanten Merkmalen. Die gesamte Archivverwaltung wird daraufhin über das Archiv-Management-System AVP gesteuert. Hierdurch wird gewährleistet, daß bei zukünftigen Archivanfragen mit Hilfe des AVP über die Verfügbarkeit von patientenbezogenen Archivobjekten zeitnah und spezifiziert Auskunft erteilt werden kann.
Die Archiv-Reorganisation führt eine neue Ablageorganisation der Archivobjekte ein: Die Ablage erfolgt nach einer vom AVP vergebenen, behandlungsjahrbezogenen Archivnummer, wodurch ein Zugriff auf die Archivobjekte nur durch Nutzung des AVP möglich ist. Auf diese Weise kann erstmals eine reglementierte und kontrollierbare Zugriffsorganisation eingerichtet werden.
Die Archiv-Reorganisation führt ebenfalls zu einer wesentlich vereinfachten Archivverwaltung, insbesondere durch die Übersicht über den Archiv-Gesamtbestand und die barcodeunterstützte Registrierung von Aktenein- und -ausgängen. Sämtliche manuellen Codierungsverfahren (z.B.Farbcodierung des Geburtsdatums) entfallen. Gleichzeitig führt die neue Ablageorganisation zu einer optimalen Nutzung der verfügbaren Archivkapazitäten, so daß nachfolgende Archivierungsverfahren (z.B. Mikrofilm, Auslagerung in Altarchive o.ä.) erst bei tatsächlicher Kapazitätserschöpfung in Anspruch genommen werden müssen.
Durch die Integration in das Krankenhaus- Informationssystem werden die archivrelevanten Daten (Aufnahme-, Verlegungs- und Entlassungsdaten) im AVP weiterverarbeitet. Dies vermeidet einerseits eine zusätzliche Datenerfassung im Archiv; andererseits ist hierdurch eine Lückenlosigkeitskontrolle auf Archivobjektebene (=Krankenaktenteil) unmittelbar durchführbar. Die Lückenlosigkeit wird durch Einsatz des systemintegrierten Mahnwesens regelmäßig kontrolliert und umfaßt insbesondere auch die im Rahmen des Patientenaufenthalts neu entstehenden Dokumentationsteile.
Sämtliche mit der neuen Archivorganisation verbundenen Arbeitsabläufe werden im Rahmen einer Archivordnung für die Mitarbeiter des Krankenhauses verbindlich festgeschrieben. |
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