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Grundlage des schrittweisen Aufbaus eines Archiv-Gesamtsystems...
Ein umfassendes Krankenhaus-Informations- und -Kommunikations-System ist derzeit kommerziell nicht verfügbar. Zudem bedingt die Einführung eines derartig komplexen Systems die komplette Umstellung der Organisationsstruktur und der Ablauforganisation im Krankenhaus. Daher ist nur der schrittweise Aufbau eines Archiv-Gesamtsystems gemäß der krankenhausintern abgestimmten EDV-Strategie durchführbar.
...bildet die effiziente und lückenlose konventionelle Archivierung...
Als 100%iger Informationsspeicher stellt die physische Krankenakte die Grundlage des Archiv-Gesamtsystems dar. Die Vielschichtigkeit und die Informationsfülle dieses konventionellen Archivobjektes kann derzeit nicht durch EDV-Systeme abgedeckt werden und auch die rechtliche Anerkennung digitaler Archivsysteme ist nicht gewährleistet.
Für das Krankenhaus besteht daher grundlegend die Notwendigkeit, eine transparente und lückenlose Langzeitarchivierung dieses analogen Speichermediums sicherzustellen. Dies ist nur durch eine Archiv- Reorganisation mit Einführung einer EDV-unterstützten, effizienten Archivorganisation realisierbar, die kommunikativ in das Krankenhaus-Informationssystem integriert ist.
Gleichzeitig wird der Einsatz der mit der konventionellen Archivierung verbundenen Ressourcen (Raum- und Personalkapazitäten, Materialeinsatz) optimiert. Die Archiv-Reorganisation versteht sich als fundamentale Basisorganisation und sichert einen schnellen und protokollierten Zugriff auf das konventionelle Archiv.
...in Kombination mit dem Aufbau eines digitalen Archivs...
Für den Aufbau eines digitalen Archivs gibt es zwei grundsätzlich unterschiedliche Vorgehensweisen: entweder durch nachträgliches Einscannen der Dokumente nach deren Entstehung oder durch die direkte digitale Integration der Daten/Dokumente.
...aber nicht durch nachträgliches Einscannen der entstandenen Dokumente...
Bei der Scan-Lösung wird die komplette Krankenakte in herkömmlicher Weise erstellt. Das Einscannen der Dokumente erfolgt frühestens beim Eingang der Akte im Archiv und setzt in der Regel eine umfangreiche Aufbereitung der Akte voraus. Mit zunehmender Indizierungstiefe (Patienten-, Register- oder Belegindizierung) steigt die Verarbeitungszeit beim Scannen extrem an.
Für die Akzeptanz des digitalen Archivs bei der späteren Nutzung ist eine belegweise Indizierung unbedingt erforderlich, d.h. jedes eingescannte Dokument muß mit den für eine spätere Recherche relevanten Merkmalen erfaßt werden. Für einem Arzt ist es nicht zumutbar, eine Sequenz digitalisierter Dokumente durchblättern zu müssen, um die benötigten Informationen auffinden zu können. Die Scan-Lösung wird durch die GMO insbesondere aufgrund des immensen Aufwandes beim Einscannen und der fehlenden Neuorientierung bei der Anpassung der Organisationsstrukturen und der Arbeitsabläufe sowie der perspektivischen Ablösung grundsätzlich nicht empfohlen.
...sondern durch direkte patientenbezogene Integration digitaler Daten...
Aus Sicht der GMO ergibt sich das digitale Archivsystem des Krankenhauses durch direkte Integration digitaler Daten/Dokumente im Rahmen eines patientenbezogenen, zentralen Datenpools. Die Integration wird entweder direkt bei der Entstehung gewährleistet (Beispiel: Medizinischer Schreibdienst), wobei eine prozeßorientierte Unterstützung des gesamten Arbeitsablaufs erfolgt. Andernfalls erfolgt eine unmittelbare, direkte Übernahme aus dem jeweiligen EDV-Subsystem (z.B. Labordaten) mit Aktivierung entsprechender Kommunikationsprozesse. Die weitere Verwendung der Daten basiert auf einem effizienten Freigabekonzept sowie einem differenzierten Zugriffskonzept.
...mit Optimierung der Organisationsstruktur und der Arbeitsabläufe...
Die direkte Integration digitaler Daten im Rahmen eines digitalen Archivsystems erfordert einen strukturierten Arbeitsablauf bei deren Erhebung und Bearbeitung. Dieses erforderliche Zusammenspiel von Organisation, Technik und Personal muß im Rahmen einer Neuorientierung der Arbeitsabläufe prozeßübergreifend optimiert werden.
Durch die Einführung des digitalen Informations- Management-Systems ergibt sich somit die Notwendigkeit sowie die Chance, der Analyse und anschließenden zielorientierten Modifikation der Organisationsstrukturen und der Arbeitsablauforganisation im Krankenhaus.
...zum unmittelbaren Nutzen für Patient, Arzt und Krankenhaus.
Mit der Einführung eines umfassenden Archiv- Gesamtsystems im Krankenhaus wird durch die transparente und schnelle Informationsbereitstellung die Patientenversorgung verbessert. Der Arzt - als unmittelbarer Nutzer des Systems - kann gezielt auf einen aktuellen, patientenbezogenen Datenbestand zurückgreifen und wird aufgrund der kommunikativen Integration im Behandlungsprozess unterstützt.
Der Nutzen für die gesamte Krankenhausorganisation ergibt sich aus der Möglichkeit der Ausschöpfung von Rationalisierungspotentialen im Rahmen der Einrichtung effizienter Organisationsstrukturen in Verbindung mit der zielgerichteten Steuerung und Unterstützung der Arbeitsabläufe. |
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