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Die Zielsetzung
Aufgrund der heterogenen EDV-Struktur im Krankenhaus besteht die Aufgabe der Einführung eines Informations-Management- Systems einerseits in der patientenbezogenen Zusammen- führung der direkt digital anfallende Daten im Rahmen eines digitalen Archivs. Hierdurch wird gewährleistet, daß die in
verschiedenen Funktionsbereichen des Krankenhauses zu unterschiedlichen Zeitpunkten anfallenden Daten für die medizinischen Entscheidungsprozesse zusammenhängend, zeitnah, strukturiert und transparent zur Verfügung gestellt werden können.
Gleichzeitig müssen die mit der Erhebung, Verarbeitung und Weiterleitung patientenbezogener Daten verbundenen Arbeitsabläufe sukzessive analysiert und durch
Einrichtung einer effizienten, prozeßübergreifenden Arbeitsablauforganisation optimiert werden. Mit der kommunikativen Unterstützung und zielorientierten Beeinflussung von Arbeitsabläufen können erhebliche Rationalisierungs- potentiale ausgenutzt und Durchlaufzeiten verringert werden.
Zur Förderung der Mitarbeitermotivation ist eine frühzeitige Einbeziehung der betroffenen Personen notwendig. Gleichzeitig ist eine pragmatische, schrittweise Projektumsetzung erforderlich, die einen sofortigen Nutzen für die unmittelbar Beteiligten ergibt.
Zudem erfordert das digitale Informations-Management eine eindeutige Regelung der Datenfreigabe (zur Nachbildung der Unterschrift auf dem Papierdokument) sowie eine differenzierte und krankenhausintern abgestimmte Zugriffsorganisation.
Mit der Einführung des digitalen Archivsystems erhält das Krankenhaus zudem erstmals die Möglichkeit, eine Lückenlosigkeit digitaler Dokumente kontrollieren
zu können. Somit stellt das digitale Informations-Management- System einen weiteren Baustein der internen Qualitätskontrolle dar.
Die Integration des Medizinischen Schreibdienstes
Durch die Einrichtung des digitalen Informations-Management- Systems DDV werden im Bereich des Medizinischen Schreibdienstes sämtliche patientenbezogenen Dokumente direkt in das digitale Archivsystem integriert. Die patienten-/ aufenthaltsbezogene Zuordnung der Dokumente erfolgt ebenso
automatisch wie die notwendige Indizierung der Dokumente (Protokollierung von Dokumententyp, Erstellungsdatum und anderen dokumentenspezifischen Daten).
Gleichzeitig erfolgt bei der Erstellung der Dokumente die automatisierte Integration verfügbarer Daten (z.B. Patientenstammdaten, Aufenthaltsdaten, Arztadressen, Befunde etc.). Dies gewährleistet eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise. Die eigentliche Textverarbeitung wird mit einem
Standard-Textverarbeitungssystem durchgeführt, so daß entsprechend umfangreiche Funktionen insbesondere zur Textformatierung verfügbar sind.
Das Informations-Management-System DDV unterstützt den gesamten Arbeitsablauf der Dokumentenerstellung, vom Entwurf bzw. Diktat bis zur Datenfreigabe. So kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand eines Dokuments kontrolliert werden; bisherige manuelle Kontrollsysteme dieses Prozesses entfallen spontan.
Die regelmäßige Auswertung der protokollierten Daten ermöglicht eine Kontrolle und Auswertung des Erstellungsprozesses - insbesondere der Zeitspanne
zwischen Patientenentlassung und Versand des Arztbriefes - und dessen zielorientierte Beeinflussung. Gleichzeitig wird hierdurch eine Lückenlosigkeitskontrolle auf Dokumentenebene ermöglicht.
Die Abspeicherung der Dokumente erfolgt automatisch- dateiweise, so daß eine strenge Trennung zwischen Dokumentenverwaltung und Dokumentenablage
eingehalten wird. Zur Sicherstellung des Zugriffsschutzes erfolgt vor der Speicherung eine Verschlüsselung der Dokumenteninhalte.
Für die Dokumentenfreigabe wird ein entsprechend verantwortlicher Personenkreis definiert, der die Originalunterschrift auf dem Dokument im EDV-System
nachbildet. Zur Vereinfachung dieses systembedingten Zusatzaufwandes erfolgt dieses Abzeichnungsverfahren barcodeunterstützt.
Die Integration eingescannter Dokumente
Eine Vielzahl von patientenbezogenen Dokumenten kann derzeit nicht direkt digital erstellt werden. Dies betrifft z.B. Dokumente mit manuellen Ergänzungen des Arztes (z.B. Herzkatheterprotokolle) und Fremdbefunde.
Aufgrund der Wichtigkeit dieser Dokumente und des - z.B. mit Fremdbefunden verbundenen - Informationsverteilungsproblems ist es erforderlich, diese Dokumente durch Einscannen in das Informations-Management-System DDV zu integrieren. Dabei wird im Rahmen der Projektgruppe festgelegt, an welcher
Stelle im Krankenhaus dies durchzuführen ist und welcher Mitarbeiterkreis hierfür verantwortlich gemacht werden soll, wobei grundsätzlich eine zeitnahe Bearbeitung anzustreben ist. Im Rahmen eines Informations-Managements ist zusätzlich abzustimmen, wer z.B. beim Eintreffen des Fremdbefundes wie zu informieren ist (kommunikative Integration).
Die Integration von Daten aus EDV-Subsystemen
Zur Integration patientenbezogener Daten aus EDV-Subsystemen bedarf es jeweils einer individuell abgestimmten Konzeption. So muß die aufenthaltsbezogene oder zumindest eindeutige patientenbezogene Zuordnung der Daten im Fremdsystem gewährleistet und bei der Datenübernahme erkennbar sein. Neben dieser
organisatorischen Integration stellt sich die technische Konvertierung der Daten grundsätzlich unproblematisch dar.
Vor allem bei der Integration der Labordaten ist zusätzlich der kommunikative Aspekt zu berücksichtigen. Erfolgt die Datenübermittlung primär auf digitalem Weg, so ist der entsprechende Empfänger sowohl über das Eintreffen neuer Daten zu informieren als auch auf die Besonderheiten bei einzelnen Laborwerten ("Werte mit erhöhtem Kommunikationsbedarf") hinzuweisen. Eine rein patientenorientierte Integration reicht somit im Rahmen eines
Informations-Management-Systems nicht aus.
Die Bereitstellung der Funktionalität
auf dem klinischen Arbeitsplatz
Das digitale Informations-Management-System erfüllt auf dem klinischen Arbeitsplatz im wesentlichen zwei Aufgaben: Archivfunktion und Unterstützung des Arbeitsablaufs.
Durch die Archivfunktion erhält der Arzt die Möglichkeit, sich zeit- und arbeitsplatzunabhängig über einen Patienten zu informieren. Der Datenbestand umfaßt sowohl konventionelle Archivobjekte als auch digital integrierte Daten und stellt somit eine strukturierte Gesamtübersicht dar.
Hierbei ist es jedoch erforderlich, daß ein differenziertes Zugriffskonzept eingeführt wird, das zumindest anhand der Kriterien "Fachabteilung", "Patientenart" und "Dokumententyp" entsprechende, benutzerbezogene Bearbeitungsmöglichkeiten vorsieht. So ist grundsätzlich ein Zugriff auf abteilungsfremde Dokumente nur dann zulässig, wenn der Patient aktuell von beiden Abteilungen behandelt wird bzw. wurde.
Durch die Einschränkung der Zugriffe auf digitalen Archivobjekte ergeben sich ablauforganisatorische Problembereiche. So müssen entsprechende Regelungen z.B. bei kurzfristigen Patientenverlegungen (=Informationsbereitstellung auf der Zielstation) und Notfalleinweisungen (=Zugriff auf das gesamte digitale Archiv) krankenhausintern durchsetzbar abgestimmt werden.
Möglichkeiten der Unterstützung des Arbeitsablaufs ergeben sich einerseits durch die Berücksichtigung kommunikativer Prozesse im Rahmen der Integration von z.B. Fremdbefunden oder Befunden aus EDV-Subsystemen (s.o.). Andererseits kann der Prozeß der direkten digitalen Korrektur medizinischer Dokumente unterstützt werden. Auf diese Weise ist es nicht mehr erforderlich, Dokumente in Papierform den entsprechenden Mitarbeitergruppen (Stationsärzte, Oberärzte, Chefärzte) vorzulegen, sondern die Dokumentenweiterleitung wird direkt durch das Informations-Management-System DDV vorgenommen
Die Projektumsetzung
Die Einführung eines Archiv-Gesamtsystems erfolgt grundsätzlich in Form eines Projektes und bedarf einer eingehenden Abstimmung innerhalb des Krankenhauses. Zur Vorbereitung der Projektumsetzung erfolgt die Einrichtung einer Projektgruppe aus kompetenten Mitarbeitern der verschiedenen Interessenkreise des Krankenhauses. Aufgabe der Projektgruppe ist zunächst die Festlegung der spezifischen EDV-Strategie für das gesamte Krankenhaus und die Abstimmung der Prioritäten der einzelnen Realisierungsschritte. Hierbei ist der Realisierungsgrad der EDV-Vernetzung bzw. der Ausstattung mit EDV-Arbeitsplätzen zu berücksichtigen.
Für die Umsetzung des Archiv-Gesamtsystems erfolgt anschließend eine detaillierte Analyse der entsprechenden Arbeitsabläufe. In intensiver Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Mitarbeitern erfolgt anschließend deren bereichsübergreifende Neugestaltung unter Berücksichtigung der systembedingten Veränderungen (z.B. Freigaberegelung für digitale Dokumente, Zugriffskonzept) und Möglichkeiten (z.B. automatische Steuerung und Unterstützung von Vorgängen). Vor der technischen Realisierung bedarf es zusätzlich der Abstimmung des System-, Integrations- und Sicherheits- bzw. Ausfallkonzeptes.
Für den schrittweisen Aufbau einer Archiv-Gesamtkonzeption wird grundsätzlich folgendes Vorgehen empfohlen:
1. Durchführung der Archiv-Reorganisation der konventionellen
Archivbereiche
2.Einführung des Informations-Management-Systems DDV im
Medizinischen Schreibdienst mit Integration in das
Krankenhaus-Informations- und -Kommunikations-System und
Festlegung des Freigabekonzeptes
3.Abstimmung und Einrichtung der Zugriffsorganisation
4.Integration "wichtiger" EDV-Subsysteme (z.B. OP-System,
Labor) mit automatisierter Befundübernahme
5.Bereitstellung der Funktionalität auf dem klinischen Arbeitsplatz
6.Integration von einzuscannenden Dokumenten
Die Leistungen der GMO
- beratende/empfehlende Mitarbeit in der Projektgruppe
- Unterstützung bei der Festlegung der zukünftigen
Organisationsstruktur und der Arbeitsablauforganisation
(Know-How-Transfer)
- schrittweise Einführung des digitalen Informations-
Management-Systems DDV mit Integration des Medizinischen
Schreibdienstes
- Abstimmung und schrittweisen Integration digitaler
Archivobjekte aus EDV-Subsystemen (Befundübernahme)
- Abstimmung/Einrichtung einer effizienten Freigaberegelung für
digitale Archivobjekte
- Abstimmung/Einrichtung einer differenzierten
Zugriffsorganisation auf digitale Archivobjekte
- Abstimmung/Einrichtung einer Lückenlosigkeitskontrolle
digitaler Archivobjekte
pragmatischer Einstieg in die digitale Krankenakte mit gleichzeitiger Optimierung der Arbeitsablauforganisation und unmittelbarem Nutzen für Patienten, Ärzte und Krankenhaus |
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